BLOG
OFFSHORE

Blog: Offshoring af IT – fik du prioriteret rigtigt

Offshore af IT har længe været et effektivt værktøj, når udfordringer omkring scalabilitet, adgang til kompetencer eller bedre udnyttelse af IT-budgettet er på agendaen. Typisk kan der hentes en besparelse på 30% til 35% i en offshoring øvelse - men forløbet skal planlægges grundigt, så transitionsomkostningerne eller dårlige slutbrugeroplevelser ikke udhuler den forventede business case.

[19. november 2015] En grundlæggende forudsætning for succesfuld outsourcing er, at opgaverne, som ønskes outsourcet, allerede er fungerende og dokumenterede - med mindre målet med outsourcing netop er procesforbedring. Her kan en outsourcing partner qua sit erfaringsgrundlag være en glimrende sparingspartner og typisk hjælpe med transformation til et effektivt, best-practice setup.

Der eksisterer gode og gennemprøvede metoder til både foranalyse (due dilligence) og transition af opgaver, hos de leverandører, som har outsourcing som fokuseret forretningsområde, men et problem med den traditionelle tilgang er, at metoderne tager udgangspunkt i, at scopet for outsourcing allerede er fastlagt

Manglende modenhed vil blive identificeret i transitionsfasen og vil typisk medføre en række ekstra aktiviteter til at modvirke virkninger og transformere det eksisterende setup.

Udfordringen for organisation er, at transitionsforløbet og forandringsprocessen bliver så tidskrævende, at det påvirker den løbende forretning negativt

Et alternativ til denne fremgangsmåde er en tidlig evaluering af modenheden i såvel IT-setup som organisation med efterfølgende segmentering af applikationerne. Transition vil med det udgangspunkt kunne planlægges i flere faser, hvor fase 1 vil inkludere de bedst egnede outsourcing kandidater – både hvad angår modenhed og business case.

Capgemini Sogeti har udviklet en struktureret og simple evalueringsproces (RAS) til at supportere den tidlige beslutningsproces. Metoden er baseret et stringent forløb, der via 200 spørgsmål kigger på både AM (Application Maintainance) og AD (Application Development) inden for områderne:

Kompleksitet af IT-setup for de enkelte applikationer

  • Kompleksitet af forretningsprocesser
  • Kompleksitet af arkitektur
  • Applikationskompleksitet
  • Interaktion mellem IT og interessenter under udviklingsfaserne
  • Håndtering og forankring af dokumentation

 Organisatorisk formåen, herunder samarbejdskultur

  • Metode modenhed og kvalitetssikring
  • Eksisterende team – sammensætning, erfaring, organisering

 Risiko faktorer og finansiel påvirkning

Ud fra vægtning af de enkelte spørgsmål kan hver applikation indplaceres en modenhedsmatrice og applikationer kan efterfølgende grupperes i offshoring faser ud fra et kendt risikobillede. I den forbindelse tages også typisk hensyn til sammenfald i teknologi og team setup samt risiko for tab af nøgleviden.

Figur 1 - Modenhedsmatrice

Evalueringen afvikles normalt over 3 uger, men kan også udføres i en light version som en 1- eller 2-dages workshop, hvor målet primært er at skabe bevidsthed om egen modenhed og skitsere en plan for et videre forløb.

Evaluering og grupperingen er samtidig et væsentligt input til en eventuel due dilligence fase, som kan afvikles hurtigere og med færre ressourcer.

Ved at supplere med evaluering af det eksisterende operationelle setup og volumen af hændelser (fejl etc), så kan yderligere beregnes indeks for kompleksiteten af transition til en outsourcing partner. Dette er dog normalt omfattende og i højere grad en øvelse under selve due dilligence fasen – men igen vil indsatsen være mindre ressourcer krævende end normalt, da RAS evaluering har prioriteret det scope, der skal analyseres.

Sidste element er naturligvis en tidlig business case baseret på forskellige outsourcing scenarier samt en high level roadmap.

Står du derfor med overvejelser om offshoring, vil jeg klart anbefale, at du starte med at evaluere din parathed, f.eks. via en metode, som Capgemini Sogeti’s RAS rammeværk. En struktureret evaluering vil hjælpe til et mere vellykket og succesfuldt transitionsforløb, hvor fokus er på at tage gevinsten hjem og ikke på at udbedre de problemer, der opstår som følge af manglende parathed.

Figur 2 - Eksempel på evaluering af applikation

Jens-Michael
Jens-Michael Simonsen
Global Delivery Manager
+45 52189715
todo todo