BLOG
FORRETNINGS-IT

Blog: Standardsystemer er lykken

Men hvor længe er det et standardsystem? Et gammelt og universelt arkitekturprincip siger ”Køb dig til konkurrencemæssig ligestilling – byg dig til konkurrencemæssig fordel”.

[30. november 2015] Den praktiske konsekvens af dette princip er, at ved anskaffelse af et system til understøttelse af en støttefunktion som f.eks. økonomistyring, så finder man det standardsystem, der passer bedst til ens behov og implementerer det UÆNDRET. Hvorefter man tilpasser sine processer til systemet.

Overvejer man at tilpasse et standardsystem, bør man først overveje følgende:

  1. Hvor stor en andel af virksomhedens samlede omkostninger kan henføres direkte til den funktion, der understøttes af standardsystemet?
  2. Hvor meget kan effektiviteten i den understøttede funktion øges ved at tilpasse standardsystemet?
  3. Hvor meget kan effektiviteten i den understøttede funktion øges ved at tilpasse standardsystemet?
  4. Hvor store bliver de øgede drifts- og vedligeholdelsesomkostninger for et modificeret system?
  5. Er det muligt at få en større gevinst/besparelse ved at anvende den samme investering på et andet formål?

Eksempel: Økonomifunktionen står for 5% af virksomhedens omkostninger. Økonomifunktionen kan blive 10% mere effektiv ved en tilpasning af standardøkonomistyringssystemet. Tilpasningen koster 2 millioner kroner. De fremtidige opgraderinger vil tage en uge længere på grund af øgede testkrav (dette løber let op i 100.000 kroner om året). Gevinsten for virksomheden er på 5‰! Mon ikke det er muligt at finde et andet projekt med et større udbytte med en investering på 2 millioner..?

Mange virksomheder vurderer, at de ikke kan finde bedre investeringsmuligheder end tilpasning af standardsystemer. Det er således normen, at et standardsystem kun har bevaret 80-90% standardfunktionalitet, mens 10-20% er specialudviklet. Det lever disse virksomheder med, om end der ofte høres kommentarer om, at opgraderinger af disse tilpassede standardsystemer tager lang tid, er dyre og risikable.

For at få et indtryk af, hvor galt det kan gå, kan man kigge på POLSAG projektet – det blev så dyrt og komplekst, at det aldrig lykkedes at få det i drift. I Rigsrevisionens beretning om projektet kan man læse, at der var tale om 10-20% standardfunktionalitet og 80-90% specialudviklet funktionalitet – og så har jeg endda hørt følgende kommentar: ”Vi prøvede jo bare at implementere et par standardsystemer, næste gang burde vi nok udvikle det selv”!

10-20% standardfunktionalitet og 80-90% specialudviklet funktionalitet er forhåbentlig et særsyn, jeg har dog en mistanke om, at EFI kunne være i nærheden. Selvom alle fagfolk er enige om, at denne fordeling er uheldig, så er normen, hvor forholdet mellem standard og speciel er byttet om, også ved at blive problematisk. Simpelt hen fordi kravet til hurtig omstilling af forretningsprocesser øges løbende – det, der var hurtigt nok for 10-20 år siden, er bare ikke godt nok i dag.

I et forretningsmiljø, der bliver mere og mere turbulent, er selv 10-20% tilpasning af standardsystemer en risiko, der truer konkurrencekraften og sågar overlevelsen i visse brancher. Især hvis systemporteføljen indeholder flere af den slags tilpassede standardsystemer.

Det første skridt mod en løsning kunne være at skifte fra systemfokus til datafokus, specielt master data fokus. Derfra kan du så udlede principper for styring af systemporteføljen.

Erik Haahr
Erik Haahr
Managing Consultant
+4539778364
todo todo