BLOG
DIGITAL

Hold styr på Data Governance - en simpel model

Mange organisationer oplever udfordringer i forbindelse med etablering af Data Governance. Et stort antal af eksisterende Governance rammeværker og modeller, er simpelthen alt for komplekse og svære at implementere. Der er behov for en mere overskuelig og enkel model, med en passende balance mellem behov for styring af organisationernes data samt kompleksitetsgrad af Governance strukturen.

Styring af data i organisationens portefølje bliver endnu mere relevant i takt med implementering af regler, som fremgår af Persondataforordningen. Der vil blive stillet nogle konkrete krav til de relevante organisationer, der vil kræve en systematisk styring af organisationens data.

Der er primært to hovedformål, som Data Governance skal opfylde. På den ene side har den til formål, at forbedre organisationens styring og udnyttelse af data, både for operationelle (forretningsmæssige) og analytiske formål. På den anden side skal den være med til, at understøtte en ansvarlig og dokumenteret håndtering af person- og forretningsfølsomme data i organisationens systemer og processer.

I det følgende beskrives en let og enkel model for implementering af Data Governance i en organisation. 

Modellen består af følgende elementer:

  • Policy – Der skal defineres et sæt retningslinjer for styring af data. Retningslinjerne kan enten fremgå af organisationernes IT- eller datastrategi eller eventuelt fra eksisterende Roadmaps og målsætninger. Her anbefales, at der udarbejdes et sæt principper for håndtering af organisationens data, som skal være afstemt mellem samtlige interessenter. Principperne skal være formidlet i hele organisationen, hvor det bliver klart præsenteret gennem en autoritativ kommunikationskanal.
  • Organisationsstruktur - Der skal foretages en definition af de enkelte elementer af Governance organisation og deres indbyrdes forhold. En typisk Governance organisation kan bestå af flere niveauer, som involverer porteføljeejere, dataejere, datakoordinatorer og eventuelt data stewards. Uanset organisationsstruktur og eksisterende elementer, skal deres roller defineres i forhold til overholdelse af aftalt Data policy. Her kan der udarbejdes en simpel RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) matrix, som skal afspejle de enkelte roller og opgaver i data governance.
    For virksomheder og organisationer, der er omfattet af EU Persondataforordningen vil der blive stillet krav om etablering af en særlig enhed - Data Protection Officer (DPO) hvis opgave skal være, at koordinere aktioner i forhold til overholdelse af regler, som fremgår af lovgivningen. 
  • Regler – På baggrund af defineret Data policy, skal der udearbejdes et sæt simple regler med klar definition af roller og deres ansvar for udøvelse af Policy, samt håndtering af undtagelser og dispensationsprocedurer. Reglerne skal være udviklet i takt med arbejde med Data Governance og de skal gerne være kortlagt i form af BPMN (svømmebane) diagrammer. Reglerne skal kommunikeres ud gennem organisationen og de skal være let tilgængelige.
  • Kommunikationskanal - En forudsætning for succesfuld Data Governance er gennemsigtighed og klar kommunikation. Der findes adskillige værktøjer på markedet med det formål, at understøtte styring af data i en organisation. Det er dog ikke et krav, at man skal have et særligt værktøj til Data Governance. Der kan anvende en eksisterende kommunikationskanal, som for eksempel intranet ekstranet eller et arkiv journalsystem til at formidle de ovennævnte Governance elementer i organisationen. Det er dog afgørende, at de er tilgængelige på en platform hvor relevante interessenter kan finde autoritative dokumenter – Policy dokumenter, metadatastandarder, roller, regler procedurer mm.  Administration, ændringer og opdateringer skal klart fremgå af det autoritative sted.

Flere organisationer har allerede nogle af de ovennævnte elementer af Data Governance implementeret i en vis grad uden, at de er bevidste om deres indbyrdes sammenhæng og helhed. Et forholdsvis kort projekt kan imidlertid hjælpe dem til at stramme op på deres Data Governace struktur, og på den måde opnå bedre resultater i styring af data.

 

Srdjan Piletich
Srdjan Piletich
Managing Consultant
+4539778346
todo todo