BLOG
DIGITAL

Blog: Organiser projektet efter målet

Et projekts organisation er midlertidig og skal entydigt tilgodese projektets målsætning. Virksomheden stiller ressourcer og beslutningskompetence til rådighed i en afgrænset periode for at sikre fokus og slagkraft.

[13. november 2015] At bevæge sig udover businesscasens scope, er ikke hensigtsmæssigt og svækker sandsynligheden for at det prioriterede mål nåes. Når målet er nået, opløses projektet, mandatet neutraliseres og ressourcerne frigives.

Hav respekt for projektets kultur. Et projektteam vil ofte være mødeplads for eksterne og interne medarbejdere, nogle med driftsmæssig og andre med udviklingsmæssig baggrund. Projektets kultur er den fælles zone, som sikre at alle yder optimalt og føler sig som del af et fællesskab. Brug den fornødne tid på at etablere projektkulturen – det betaler sig mangefold.

Gå efter effektivitet. Der er to overordnede hensyn i forbindelse med organisering af et projekt: Beslutningsstruktur og udførsel af projektets leverancer. De to hensyn skal balancere for at sikre effektivitet og kvalitet. Projektets beslutningsstruktur skal sikre, at projektet har ledelsesmæssig bevågenhed, tilføres tilstrækkelige ressourcer, scope og risici håndteres løbende og forankring af løsningen i virksomheden planlægges i tide. Leveranceteamet skal have den fornødne frihedsgrad til at kunne optimere inden for de rammer, styregruppe og projektledelse har sat for pris, kvalitet, tid og risiko.

Keep it simple. Et projekts organisering skal sikre hurtige og utvetydige beslutninger og konstant leverancefokus. Kobl til linjeorganisationen hvor det tjener et formål, men undgå unødvendige afhængigheder. Vær aldrig bange for løbende at justere og udfordre roller og ansvar. Dog er det ikke altid muligt at realisere det fulde forbedringspotentiale i det enkelte projekt – if it works, don’t fix it er et validt synspunkt, specielt tæt på kritiske milepæle. Bær til gengæld erfaringer og viden ind i det næste projekt.

Behovet for dynamik.  Et vigtigt element i design af projektorganisationen er, hvor dynamisk projektets interessenter ønsker udviklingsforløbet. Hvis man ønsker at kunne prioritere scope og rækkefølge af leverancer undervejs, bør elementer af beslutningsstrukturen indgå i projektetets leverancedel for at sikre dynamik. Hvis projektet skal levere et på forhånd specificeret output, er kontrol og opfølgning det vigtigste og skal afspejles tilsvarende i roller og ansvar.

Politik, prestige og følelser handler projekter OGSÅ om. Brug den nødvendige tid sammen med projektets opdragsgivere inden organiseringen fastlægges, og brug efterfølgende tid på at sikre forståelse og accept af roller og ansvar hele vejen rundt. En række interessenter i virksomheden vil typisk betragte projektet som en motor for at fremme deres sag. Ofte giver pengestrømmen en indikation af, hvis agenda der primært nyder fremme. Vær åben i dialogen om mulige sponsorater og inkluder aktivt styregruppen.

 

Peter Rahr
Peter Rahr
IT Governance Lead
+45 52189231
todo todo