BLOG
DIGITAL

Blog: Spar penge på systemporteføljen

Har din virksomhed flere forskellige systemer, der næsten gør det samme for forskellige afdelinger? Har I systemer der er så gamle at ...?

[1. februar 2016] Tidligere undersøgelser viser, at 85 % af de adspurgte virksomheders CIO mener, at deres systemportefølje trænger til at blive rationaliseret. De mener også, at udfasning er en essentiel fase i ethvert systems livscyklus.

Hvis du kan nikke genkendende til situationen, så prøv nedenstående tilgang til problemstillingen.

Få styr på den aktuelle situation

For at få styr på den aktuelle situation foreslår jeg følgende fremgangsmåde:

  1. Lav en liste over alle de systemer der er i drift eller under udvikling.
  2. Find den ansvarlige systemejer for hvert enkelt system. Systemejeren bør være (udpeget af) den person i virksomheden, der har det endelige budgetansvar for systemets videreudvikling. Spørg systemejeren om systemet betragtes som strategisk, taktisk eller operationelt i forretningsenheden, og om systemet lever op til denne status.
  3. Find den teknisk ansvarlige for hvert system. Den teknisk ansvarlige bør være en del af IT-organisationen; formodentlig med ansvar for vedligeholdelse af systemet. Spørg den teknisk ansvarlige om systemet benytter en ajourført infrastruktur eller om det er afhængig af forældede produkter. Spørg ligeledes om der er kompetencer til rådighed, der kender systemets opbygning og er i stand til at udføre vedligeholdelse og videreudvikling.
  4. Find anskaffelsesomkostningerne, de historisk påløbne vedligeholdelsesomkostninger og driftsomkostningerne for hvert system. Det er de totale omkostninger, der kan henføres til det enkelte system, der er interessante. Beregn så en nutidsværdi for disse omkostninger, som indikerer dagsprisen for systemet.

Grupper systemerne i fire kategorier, ud fra de indsamlede oplysninger (punkt 2 og 3 ovenfor):

a)    Gode – lever op til forretningens behov og benytter ajourført infrastruktur

b)    Forretningsunderstøttelse OK – kræver teknisk opgradering

c)     Teknisk OK – kræver funktionel videreudvikling

d)    Dårlige

Forbedringer af situationen

Når der er styr på den aktuelle situation, er tiden inde til at forbedre situationen.

Jeg foreslår følgende proces:

  1. Udfas systemerne fra kategori d.
  2. Vurder om systemerne i kategori b leverer en forretningsværdi der modsvarer den beregnede dagspris (punkt 4 ovenfor) – Om nødvendigt ændres kategorien til d.
  3. Vurder omkostningen til videreudvikling i forhold til nyudvikling af nødvendig funktionalitet set i lyset af dagsprisen for alle systemer i kategori c. Om nødvendigt ændres kategorien til d.
  4. Lav et katalog af understøttede livscyklusmodeller for systemer (1-3 modeller) med tilhørende vedligeholdelsesbudgetmodel.
  5. Tilknyt en livscyklus til hvert enkelt system og afsæt de dertil hørende midler i budgettet.
  6. Opdater de indsamlede systemoplysninger periodisk – et systemsundhedscheck.

Næste skridt

De trin der indgår i den foreslåede proces optimeres løbende, standarderne forbedres, ansvar tydeliggøres.

Med andre ord – den beskrevne, ret primitive fremgangsmåde bliver gradvis til systematisk systemporteføljestyring.

Der kan undervejs udvikles bedre modeller til at beskrive systemets værdi for forretningen (bidrag til bundlinien), og de kendte risici i forbindelse med systemets udvikling, drift og vedligeholdelse.

Der kan hentes inspiration til dette arbejde i IT Governance standarden CobiT.

Erik Haahr
Erik Haahr
Managing Consultant
+45 52189364
todo todo